München, 02.12.2013
Kampf den Aktenbergen: ECM in der Verwaltung

Weniger Papierakten, effizientere Verwaltung und Bürgernähe: Booz & Company untersucht das Potenzial von Enterprise Content Management in der öffentlichen Verwaltung. Der Rechtsrahmen ist sichtbar, der Bund hat mit dem E-Government-Gesetz einen wichtigen Schritt getan. Jetzt sollten sich Behörden einer Reorganisation ihrer internen Abläufe stellen. Es geht nicht um den Einsatz von Technologie nach Standard-Rezept.

Nach aktuellen Berechnungen der internationalen Strategieberatung Booz & Company beläuft sich der gesamte Aktenbestand der öffentlichen Verwaltung in Deutschland auf 30 Mio. laufende Aktenmeter. 87% davon entfallen etwa zu gleichen Teilen auf die Behörden der Kommunen und Länder. Damit kommen auf jeden Bundesbürger rund 40 cm Akten. Stehend aneinander gereiht, durchlaufen die Akten das deutsche Autobahnnetz zweieinhalbmal. Findet in den Behörden kein grundlegender struktureller und kultureller Wandel hin zu einer elektronischen Verwaltung statt, so wächst der Aktenberg künftig pro Jahr um mindestens 2% an – bis 2023 würden dann 80 zusätzliche Gebäude von den der Größe des Reichstags vollständig mit Akten befüllt.

Um einen Ausweg aus diesem Szenario zu schaffen, hat der Bund nunmehr sogar ein eigenes E-Government-Gesetz (EGovG) zu Weg gebracht. Nach Zustimmung des Bundesrates ist es zum 1. August 2013 in Kraft getreten. Das Gesetz schafft den rechtlichen Rahmen zur Verpflichtung der elektronischen Verwaltung der Bundesbehörden. Das ist ein wichtiges Signal für diejenigen Länder und Kommunen, die bislang auf einen ersten Schritt des Bundes gewartet hatten. Nur Schleswig-Holstein und Berlin hatten bereits im Vorgriff ähnliche Gesetze verabschiedet.

Die entscheidenden Schlüsseltechnologien für grundlegende und zukunftsweisende Veränderungen für die Abläufe in den Amtsstuben sind Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) und, als ein wichtiger Baustein davon, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

Booz & Company analysierte mit freundlicher Unterstützung des Deutschen Städte- und Gemeindebund (DStGB) Chancen und Risiken unterschiedlicher Szenarien für den Einsatz von ECM/DMS. Das erstaunliche Ergebnis: Gelingt in den Behörden des Bundes, der Länder und Kommunen durch die fortlaufende Einführung elektronischer Akten der Wandel zu elektronischen Dokumenten, dann ließe sich der Aktenbestand in der öffentlichen Verwaltung mit ihren Registraturen, Botendiensten und Hausdruckereien massiv reduzieren, in einem Extremfall sogar binnen 10 Jahren fast halbieren. Wichtig dabei: Die Rückgewinnung von Platz ist ein Fortschrittsanzeiger, kein Selbstzweck. Im Kern geht es um ein vernetztes und effizienteres Arbeiten.

Die Behörden sind nun gefragt, ihre eigene Vorgehensweise zu bestimmen. Die reine Einführung entsprechender Software-Lösungen ohne Gesamtkonzept, Anpassung der Regelwerke und tiefgreifende Neuordnung der Abläufe bringt nur wenig Effizienzgewinn. Im Gegenteil: Sie kann sogar zu unnötigen Kosten führen, wenn an verschiedenen Stellen einer Organisation unterschiedliche Teilsysteme eingeführt und diese in einem späteren Schritt in eine Lösung für die gesamte Behörde konsolidiert werden müssen.

„Die elektronische Akte ist in erster Linie eine Organisationsaufgabe“, so Dr. Wolfgang Zink, Autor der Analyse und Mitglied der Geschäftsleitung von Booz & Company. „Es ist notwendig, einen Ansatz zu entwickeln, der den Gesamtrahmen abdeckt und Insellösungen sowie kulturelle Verwerfungen innerhalb der Behörde verhindert“, so Zink weiter. „Das Einsparpotenzial und die neue Gesetzeslage sollte für jeden Behördenverantwortlichen ein Anlass sein, ECM/DMS noch einmal ganzheitlich in den Blick zu nehmen“, ergänzt Franz- Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebundes.

Die Analyse zeigt auch: ECM geht an das Innerste einer Organisation und sollte daher zur Chefsache erhoben werden. Ohne koordiniertes und ein für das Haus entwickeltes Vorgehen stellen sich die erhofften Vorteile in puncto Wirtschaftlichkeit, Schlagkraft, Akzeptanz und Transparenz nicht ein. Die „Akte“ wäre sehr schnell auf Wiedervorlage.