Wien, 05.06.2008
Booz & Company: Unternehmen lassen hohe Einsparungspotenziale im Verwaltungsbereich ungenutzt

Auswertung unter 30 Top-Unternehmen im deutschsprachigen Raum / Einsparungsmöglichkeiten bei Verwaltungskosten häufig ungenutzt / Unternehmen konzentrieren sich häufig nur auf traditionelle Kostensenkungsmethoden / Enorme Potenziale in Demand Management, Shared Services, Off-Shoring und Outsourcing liegen oft noch brach.

Der starke Druck auf das Management führender Unternehmen, die allgemeinen Verwaltungskosten zu minimieren, zeigt Wirkung. So verzeichnen immerhin 43% der befragten Unternehmen einen sinkenden Anteil ihrer „General & Administrative“-Kosten (G&A-Kosten) am Nettoumsatz. Deutlich mehr als die Hälfte der Befragten hat Optimierungsprogramme in den Bereichen Informationstechnik, Personalwesen und Finanzen durchgeführt. Dabei konnten Einsparungen bis zu 25% erzielt werden. Das hat eine Umfrage der internationalen Strategieberatungsgesellschaft Booz & Company unter den Finanzverantwortlichen 30 großer Konzerne in Deutschland, Österreich und der Schweiz ergeben.

Unternehmen setzen auf traditionelle Hebel – doch diese sind oft ausgereizt
„Kostenoptimierungsprogramme sind in vielen Unternehmen bereits Teil eines kontinuierlichen Prozesses. Der Fokus liegt jedoch meist auf organisatorischen Verbesserungen oder Prozessoptimierungen“, erklärt Klaus Hölbling, Partner und Geschäftsführer bei Booz & Company in Österreich. „Mit diesen traditionellen Maßnahmen erreichen die Unternehmen eine Verringerung der G&A-Kosten von 5% bis 15%. Wir sehen jedoch weitaus höhere Einsparungspotenziale von bis zu 40%, die ungenutzt bleiben.“ Bei den bisher ergriffenen traditionellen Maßnahmen stand die Optimierung von Prozessen bei 88% und von Organisationsstrukturen bei 92% der Unternehmen im Vordergrund. „Für österreichische Unternehmen mit ihrer Vorreiterrolle und zahlreichen Erfahrungen in Osteuropa stellt auch der Aufbau von Shared Service Centern oder der Abschluss von Outsourcing-Verträgen in Osteuropa eine interessante Möglichkeit zur G&A-Optimierung dar“, so Hölbling.

Enorme Potenziale in Shared Services, Demand Management und Outsourcing/Off-Shoring bleiben oft noch unausgeschöpft
Informationstechnik mit 83%, Lohn & Gehaltsabrechnung mit 77% und Kreditoren/Debitorenbuchhaltung mit 70% sind die am häufigsten durch Shared Services durchgeführten Funktionen. Großes Potenzial für Einsparungen wird noch im Einkaufsmanagement, im Vertrieb und im Controlling gesehen.
Die Steuerung der Nachfrage, also das Demand Management, sehen fast alle befragten Unternehmen als ein wichtiges Instrument für Kosteneinsparungen. So bemühen sich 80% aller befragten Unternehmen um eine Steigerung des Kostenbewusstseins, um die Nachfrage nach internen Leistungen zu regulieren. Wesentliche Demand Management-Instrumente, wie zum Beispiel Angebots-Segmentierung oder interne Verrechnung von Services nach Verbrauch, werden allerdings nur sehr uneinheitlich umgesetzt.

Outsourcing und Off-Shoring im G&A-Bereich spielen bei rund drei Viertel der befragten Unternehmen bislang nur eine geringe oder gar keine Rolle. Allerdings geben 93% derjenigen Unternehmen, die Outsourcing/Off-Shoring durchgeführt haben an, dass ihr Ziel Kostensenkung vollkommen oder überwiegend erfüllt wurde.

„Eine wichtige Voraussetzung für Outsourcing/Off-Shoring im G&A-Bereich ist, die Prozesse vorher sauber zu strukturieren, um vorhandene Fehler nicht zu potenzieren“, erklärt Stefan Frey, Mitglied der Geschäftsleitung bei Booz & Company. „Da die Unternehmen hier zunehmend ihre Hausaufgaben mittels traditioneller Maßnahmen erfüllt haben, lassen sich Einsparungspotenziale im Outsourcing/Off-Shoring zukünftig noch deutlich einfacher und schneller ausschöpfen, als dies bisher geschehen ist.“ 

Schnellere G&A-Optimierung bei höherem Return on Investment (RoI)
In den letzten Jahren haben sich die Potenziale für G&A-Optimierungen kontinuierlich erhöht. Einerseits sind legale oder regulatorische Restriktionen,  wie zum Beispiel die europäische Norm zur Dokumentenvervaltung, sukzessive reduziert oder europaweit standardisiert worden und erhöhen somit heute den Freiheitsgrad einzelner Unternehmen. Außerdem werden die G&A-Aktivitäten zunehmend standortunabhängiger, da die eingesetzten IT-Systeme wesentlich flexibler und die Kommunikationsmittel kostengünstiger und leistungsstärker sind. Dies bedeutet, dass Unternehmen in der Gestaltung ihrer „G&A“-Struktur freier sind. Die noch verbliebenen Restriktionen haben meist interne Wurzeln und liegen somit im Einflussbereich des Managements.

G&A-Optimierungsprojekte wie zum Beispiel Shared Services, Nachfragesteuerung und Outsourcing/ Off-Shoring gewinnen weiter an Bedeutung, da die Umsetzung leichter und der zu erwartende RoI höher werden.  Es liegt somit mehr denn je in den Händen des Unternehmens, seinen G&A- Bereich weiter zu optimieren.


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Susanne Hudelist
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